Dokumentation in der Zahnarztpraxis

Dokumentation in der Zahnarztpraxis – Bürokratie-Wahnsinn für Zahnärzte

Patienten behandeln ist eine Sache – die Dokumentation in der Zahnarztpraxis eine andere. Tatsache ist, dass viele Zahnärzte Tag für Tag mit einem hohen bürokratischen Aufwand kämpfen, der ihnen nicht nur viel Zeit, sondern oft auch den letzten Nerv raubt. Die Bürokratie in der Zahnarztpraxis ist groß, weil jeder Behandlungsschritt und die verwendeten Materialien bis ins letzte Detail schriftlich festgehalten werden müssen. In diesem Artikel verrate ich Dir, wie sich der bürokratische Aufwand senken lässt.

Warum die Bürokratie in der Zahnarztpraxis groß ist

Wenn Zahnärzte und Dentallabore zu wenig Zeit haben, ist es häufig die Bürokratie, die für das Dilemma verantwortlich ist. Dabei haben Zahnärzte (und auch Zahntechniker) stets das Ziel im Blick, die Bedürfnisse von Patienten zufriedenzustellen, anstatt stundenlang die Patientenakten zu wälzen und jeden Behandlungsschritt haarklein zu dokumentieren.

Zugegeben: Ordnung muss sein, jedoch bemängeln viele Zahnarztpraxen und Dentallabore schon seit vielen Jahren, viel zu wenig Zeit für die Patienten zu haben. Zahngesundheit funktioniert mittlerweile ähnlich wie am Fließband, indem die Patienten nacheinander buchstäblich „abgefertigt“ werden. Dies scheint nicht nur in der Zahnmedizin, sondern auch in anderen medizinischen Bereichen an der Tagesordnung zu sein.

Auch wenn Zahnärzte und zahnmedizinische Fachangestellte mit viel Einfühlungsvermögen, Verständnis und Freundlichkeit arbeiten, sind die Gespräche mit dem Patienten oft viel zu kurz. Die Folge: Patienten fühlen sich nicht selten un- oder missverstanden und sind mit der Behandlung aufgrund der fehlenden Zeit häufig unzufrieden.

Die Dokumentation in der Zahnarztpraxis ist ein Thema, dass viele Zahnärzte bewegt und an die Grenzen der Belastung treibt. Was viele Patienten nämlich nicht wissen, ist, dass die Bürokratie in der Zahnarztpraxis einen großen Teil der Arbeit ausmacht.

MDR Aufwand geht zulasten der Behandlung

 Zahnärzte übernehmen nicht nur medizinische, sondern auch verwaltungstechnische Aufgaben. Wer selbstständig als Zahnarzt oder Zahnärztin arbeitet, merkt schnell, wie viel Bürokratie in einer Zahnarztpraxis steckt. Neben Zahnärzten können zahnmedizinische Fachangestellte ebenfalls ein Lied über die Dokumentation in der Zahnarztpraxis singen.

Eigentlich sollten Patienten im Mittelpunkt der täglichen Arbeit stehen. Stattdessen müssen sich Zahnärzte viel Zeit für die Verwaltung nehmen – Zeit, die ihnen für ihre Patienten fehlt. Die sogenannte MDR – Kurzform für Medical Device Regulation – spielt hier eine große Rolle. Sie beschreibt, welche Medizinprodukte in der Zahnarztpraxis Verwendung finden, um eine hohe Qualität zu gewährleisten und die Arbeitsschritte auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Der MDR Aufwand ist groß, da er nicht nur den Zahnersatz, sondern sämtliche kieferorthopädische Behandlungen beinhaltet. In der Zahnarztpraxis ist auch gerne von einem Qualitätsmanagement die Rede. Neben dem MDR Aufwand haben Zahnärzte übrigens weitere Dokumentationen in der Zahnarztpraxis zu erfüllen. So müssen beispielsweise nicht nur die Hygienemaßnahmen dokumentiert werden – auch sind neue Techniken (CAD/CAM) von der Bürokratie in einer Zahnarztpraxis betroffen.

Weniger Bürokratie – mehr Zeit für den Patienten

Zahnärzte fordern schon seit vielen Jahren eine Vereinfachung der Dokumentation in der Zahnarztpraxis. Anstatt zu viel Zeit für den bürokratischen Aufwand zu verschwenden, wollen Zahnärzte wieder mehr Zeit für die Behandlung und Beratung ihrer Patienten aufwenden. In Zusammenarbeit mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung wollen Zahnärzte ihre Forderungen auf Bundes- und Landesebene durchzusetzen.

Hierzu gehören zum Beispiel die Hygienemaßnahmen. Auch wenn die Wirksamkeit von Desinfektionsmitteln durch den jeweiligen Hersteller garantiert wird, sollen Zahnarztpraxen trotzdem einen Nachweis für die Wirksamkeit erbringen. Eine Vereinfachung der Dokumentation regelmäßiger Hygienemaßnahmen würde den Arbeitsalltag in einer Zahnarztpraxis in jedem Fall vereinfachen.

Auch nimmt die Röntgen-Dokumentation viel Zeit in Anspruch. Würden Zahnärzte und zahnmedizinische Fachangestellte ihr Fachwissen bezüglich des Röntgens beispielsweise in Form eines Online-Studiums auffrischen können, könnten sie zusätzlich Zeit einsparen, die der Behandlung und Beratung ihrer Patienten zugutekommen könnte. So wäre es beispielsweise viel einfacher, Röntgengeräte lediglich bei einer Stelle zu registrieren. Überdies setzen sich Zahnarztpraxen für eine vereinfachte Praxisbegehung örtlicher Behörden ein. Würde die Begutachtung besser koordiniert werden, hätten Zahnärzte viel mehr Zeit für ihre Patienten.

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Zeit ist kostbar, findet Marc

In den letzten Jahren ist der Druck auf die Zahnarztpraxen kontinuierlich gewachsen. Mit dem Einzug der modernen Technik können einige Arbeitsabläufe zwar vereinfacht werden, jedoch kostet die zunehmende Dokumentation in der Zahnarztpraxis wertvolle Zeit. Marc setzt sich schon lange für eine Vereinfachung der Bürokratie ein – schließlich arbeitet er als Zahnarzt in einer eigenen Praxis und nicht in der Verwaltung.

Aus diesem Grund hat er sich mit dem gesamten Team zusammengesetzt, zu einem Teammeeting zusammen gesetzt, um das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis zu verbessern. Solange sich die Forderungen vieler Zahnarztpraxen noch nicht durchgesetzt haben, müssen eben andere Stellschrauben gedreht werden, findet Marc. Nina ist begeistert, weil sie sich in ihren Aufgabenbereich bereits richtig gut eingearbeitet hat und die Abläufe mittlerweile gut kennt.

Ziel sollte sein, die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu koordinieren. Auf diese Weise könnte das Team noch besser zusammenarbeiten und somit viel Zeit einsparen. Die gewonnene Zeit könnte dann wiederum für die Behandlung und Beratung der Patienten genutzt werden, meint Marc. Deshalb teilt er die Aufgabenbereiche gut ein, sodass jede Mitarbeiterin mehr Verantwortung übernehmen kann. Durch eine regelmäßige Rotation der Aufgabenbereiche können sich die Angestellten in jeden Arbeitsbereich sehr gut einarbeiten, was wiederum bei einer möglichen Krankschreibung von großem Vorteil sein kann, indem eine Kollegin die jeweiligen Aufgaben übernimmt.

Regelmäßige und abwechselnde Pausen schaffen zudem ein gutes Arbeitsklima und tragen zu einer besseren Konzentration und Motivation bei. Um die zwischenzeitliche Erholung zu unterstützen, kann das gesamte Team den neu gestalteten Aufenthaltsraum zum Relaxen, Essen und Trinken nutzen. Wiederkehrende Arbeitsabläufe schaffen eine wichtige Routine und geben etwas mehr Sicherheit bei der Arbeit.

Selbst Nina hat inzwischen gemerkt, wie wichtig die Routine für sie ist, um bestimmte Praxisabläufe zu verinnerlichen und mehr Selbstvertrauen zu gewinnen. Nicht umsonst bringt sie sich als rechte Hand von Marc immer wieder ein, um ihr Wissen zu erweitern und die Zufriedenheit ihrer Patienten zu steigern.

FAZIT: Dokumentation verschlingt oft viel Zeit in der Zahnarztpraxis

Zahnärzte und zahnmedizinische Fachangestellte sind aufgrund der Bürokratie zunehmend genervt, da ihnen die Zeit für eine optimale Betreuung und Behandlung ihrer Patienten fehlt. Anstatt näher auf jeden einzelnen Patienten eingehen zu können, wird viel Zeit für die Dokumentation von Behandlungsschritten sowie für die verwendeten Materialien und die hygienischen Maßnahmen gebraucht. Viele Zahnarztpraxen steuern mit einem Qualitätsmanagement dagegen, indem sie die Arbeitsabläufe optimieren, um so mehr Zeit zu gewinnen und den Arbeitsalltag zu erleichtern.

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