Hohe Ausgaben können die Gewinne in einer Zahnarztpraxis schnell schmälern. Dabei kannst Du in vielen Bereichen Deiner Zahnarztpraxis Geld sparen, um die Gewinnmarge durch gezielte Maßnahmen zu vergrößern. Dieser Beitrag zeigt, an welchen Stellschrauben Du drehen kannst, um das finanzielle Potenzial in Deiner Zahnarztpraxis voll auszuschöpfen.
Inhalt unseres Beitrages
1.1 Bestandsmanagement optimieren
1.2 Implementierung von digitalen Ansätzen
1.3 Personalmanagement
1.4 Patientenkommunikation verbessern
1.1 Bestandsmanagement optimieren
Durch eine gezielte Optimierung der Lagerbestände kannst Du in einer Zahnarztpraxis Geld sparen. Das Bestandsmanagement gehört vermutlich zu den wichtigsten Punkten, um die Kosten in Deiner Zahnarztpraxis dauerhaft zu senken. Oft bietet die Materialwirtschaft das größte Einsparpotenzial.
In vielen Zahnarztpraxen werden beispielsweise mehr Materialien bestellt, die oft nicht restlos verbraucht werden. Bevor Du Deine Bestellung tätigst, solltest Du daher zunächst prüfen, ob Du die Materialien auch wirklich benötigst. Ein gut organisiertes Lager gibt beispielsweise einen schnellen Überblick, welche Materialien noch vorhanden sind und welche tatsächlich bestellt werden müssen.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, häufig benötigte Materialien, die beispielsweise für Füllungen und Abformungen gebraucht werden, stets auf Lager zu haben. Dadurch sorgst Du nicht nur für einen reibungslosen Ablauf, sondern kannst überdies unnötige Ausfälle vermeiden. Die Bestände sollten dabei entsprechend der Haltbarkeit geordnet werden und schnell griffbereit sein. Abgelaufene Produkte bedeuten mehr Abfälle und unnötige Kosten für Neubeschaffung sowie Entsorgung. Indem Du Deine Lagerbestände regelmäßig überprüfst, kannst Du derartige Ausgaben auf Dauer vermeiden und den Gewinn in Deiner Praxis steigern. Um langfristig die Kosten zu senken und in der Zahnarztpraxis Geld zu sparen, solltest Du daher
• möglichst keine Einzelbestellungen oder Spontankäufe tätigen,
• Mengenrabatte und Skonto nutzen,
• Großbestellungen mit anderen Zahnarztpraxen teilen,
• regelmäßig die Materialkosten überprüfen und gegebenenfalls den Anbieter
wechseln.
Eine entsprechende Inventarsoftware, speziell für Zahnarztpraxen erleichtert die Bestandsaufnahme Deines Lagers enorm – vor allem, wenn Du eine Mitarbeiterin mit der Arbeit beauftragst.
Mit dieser Software können gezielt nach dem Verbrauch der Praxis, Untergrenzen für einzelne Materialien gesetzt werden. Das Programm erinnert Dich so rechtzeitig an das Nachbestellen. Ebenfalls kannst Du gewisse Mengenstaffeln mit Sonderkonditionen hinterlegen. So weißt Du immer, wenn Du z.B. 10 Stück abnimmst, bekommst Du 10 % Rabatt!
Auch Deine Lieferanten sind in der Inventarsoftware hinterlegt. So sieht jeder auf den ersten Blick, wo das Material und die Produkte bestellt worden sind. Im besten Fall kannst Du Deine Bestellungen direkt über die Software ausführen und beim Wareneingang einbuchen.
Die Inventarsoftware erinnert Dich auch an Produkte, die bald ablaufende Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) haben.
Mit einer guten Inventarsoftware behältst Du immer den Überblick!
1.2 Implementierung von digitalen Ansätzen
In jedem Bereich des Lebens schreitet der technologische Fortschritt unweigerlich voran. Grundsätzlich bietet der digitale Fortschritt viele Vorteile und die Möglichkeit, in einer Zahnarztpraxis Geld zu sparen. So lassen sich die Kosten im Zuge der Digitalisierung zum Beispiel durch eine elektronische Speicherung von Patientendaten senken. Dies birgt ein großes Einsparpotenzial, da Du langfristig die Papierkosten und Materialkosten für den Bürobedarf (beispielsweise Druckerpatronen) senken kannst. Außerdem sparst Du durch die elektronische Patientendokumentation viel Zeit ein, die Du beispielsweise für die Behandlung nutzen kannst.
Zeit ist in der Zahnarztpraxis ein großes Thema. Insbesondere bei der Terminvergabe – verbunden mit Telefonaten – muss viel Zeit eingeplant werden, in der die Zahnarztpraxis keinen Umsatz erzielt. Mit einer digitalen Verwaltungssoftware für die Terminvergabe entstehen keine „Leerläufe“.
Ganz im Gegenteil: Die Zeit kann viel effektiver genutzt werden, weil Patienten ihre Termine eigenständig online (Selfservice) planen und bei Bedarf absagen oder verschieben können. Zudem bietet die Software einen guten Überblick und trägt zusätzlich zur Vermeidung von Fehlern bei, wenn die Termine beispielsweise falsch vergeben werden oder sich irrtümlicherweise überschneiden. Doctolib, eTermio, Doctena und jameda gehören diesbezüglich zu den bekanntesten Anbietern für Zahnarztsoftware.
Auch lassen sich andere Bereiche in der Zahnarztpraxis digitalisieren, mit dem Ziel, auch hier Zeit und Geld einzusparen. So können digitale Röntgengeräte die Arbeit enorm erleichtern, weil das Bild mittels Lesegerät direkt erfasst und auf dem Computerbildschirm dargestellt werden kann. Kosten und Zeit für das Entwickeln von Röntgenbildern entfallen hier gänzlich.
CAD/CAM bietet ebenfalls ein großes Einsparpotenzial, weil hier die konventionelle Abdrucknahme entfällt. Dadurch kannst Du Dir die Materialkosten sparen sowie Abfälle vermeiden und mithilfe digitaler Technik mit höchster Präzision arbeiten. Nicht zu vergessen die Vorteile, die für den Patienten entstehen: kein Würgereiz und keine langen Wartezeiten mehr.
1.3 Personalmanagement
Personalmanagement bedeutet nicht, am falschen Ende zu sparen und die Gehälter zu kürzen. Es bedeutet vielmehr, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Arbeit effektiv aufzuteilen. Indem die Aufgaben in einer Zahnarztpraxis klar verteilt werden, kannst Du in Deiner Zahnarztpraxis Geld sparen. Routiniertes Arbeiten trägt maßgeblich zur Senkung der Kosten bei, weil sich jede Mitarbeiterin auf ihre Aufgaben konzentrieren kann.
So könntest Du beispielsweise eine ZFA für den Empfang oder die Assistenz einsetzen, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern. Dies spart nicht nur viel Zeit und Nerven, sondern trägt langfristig auch zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und zufriedenen Patienten bei. Weiterbildungen sind diesbezüglich eine gewinnbringende Investition in die Zukunft, um in einer Zahnarztpraxis Geld zu sparen.
Nutze auch die Vorteile eines effektiven Zeitmanagements, indem Du wichtige Aufgaben zuerst erledigst. Beziehe auch die Pausenzeiten in die Terminplanung ein. Sie werden im Arbeitsalltag oft nicht berücksichtigt. Da es bei bestimmten Behandlungen (beispielsweise Extraktionen) oft anders verläuft als geplant, solltest Du auch an Pufferzeiten denken, die einen möglichen Mehraufwand abfedern können. So verfällst Du nicht in Hektik und kannst die Arbeitsabläufe noch besser optimieren, beziehungsweise beibehalten.
A und O in einer Zahnarztpraxis ist Motivation. Hiermit ist nicht nur Lob gemeint. Finanzielle Anreize, beispielsweise in Form von Tankgutscheinen oder Fahrtkostenzuschüssen, können die Motivation Deiner ZFA steigern, was wiederum zu verbesserten Arbeitsabläufen und Kosteneinsparungen führt.
1.4 Patientenkommunikation verbessern
Die digitale Verwaltungssoftware steht hier ganz klar im Vordergrund. Hier können Patienten sich selbstständig für einen Termin eintragen, anstatt persönlich in der Zahnarztpraxis anzurufen. Dadurch kannst Du in Deiner Zahnarztpraxis Geld sparen, weil Du für Behandlungen mehr Zeit hast, die Du sonst für die Terminvergabe verschenkt hast.
Durch eine digitale Verwaltungssoftware kannst Du den Patientenfluss optimieren und vermeidest unnötige Leerzeiten, in denen Du aufgrund fehlender Behandlungen keine Gewinne erzielen kannst. Natürlich sollte es in einer Zahnarztpraxis auch weiterhin die Möglichkeit geben, Termine persönlich zu terminieren – vor allem für ältere Patienten.
Auch können Erinnerungsnachrichten zu einer besseren Patientenkommunikation und einer Vermeidung von Leerzeiten beitragen. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass Termine eingehalten werden und Du kannst überdies die Patientenbindung verbessern. Erinnerungsnachrichten können auf Wunsch entweder via App, SMS oder E-Mail erfolgen, jedoch müssen Patienten im Vorfeld ihr Einverständnis geben.
Sogenannte Follow-up-Anrufe können die Patientenkommunikation zusätzlich verbessern und das Vertrauen in die Praxis und die Behandlung stärken. Werden Patienten nach einer Zahnextraktion angerufen, fühlen sie sich gut betreut und verstanden. Hier kann sich der Zahnarzt oder die ZFA nach dem Empfinden erkundigen und noch einmal gezielt auf die Verhaltensregeln nach einem operativen Eingriff hinweisen.
